Udøv distanceledelse ved 1:1-samtaler

Musskema

Rigtig mange af os er det seneste års tid blevet kastet ud i hjemmearbejde og den komplicerede disciplin distanceledelse. Selvom epidemien med tiden forsvinder, og vi vender tilbage til mere normale tilstande, vil hjemmearbejde i langt højere grad blive en normalitet på landets arbejdspladser. Derfor vil mange ledere formentlig fortsat skulle praktisere distanceledelse i et eller andet omfang.

To af de vigtigste ingredienser i distanceledelse er nærvær og kontinuitet. Men hvordan praktiserer vi resultatskabende og nærværende ledelse, selvom der er skruet op for den fysiske distance? Og hvordan sikrer vi, at medarbejdere og teams i organisationen fortsat har fokus på at realisere de mål, som jo ikke har ændret sig, bare fordi vi er begrænsede i de fysiske mødeformer?

Det kan du læse mere om i dette blogindlæg.

 

Hvad er distanceledelse?

Tre typer distanceledelse

Når vi hører ordet distanceledelse, tænker vi ofte på den fysiske distance. Altså at vi rent fysisk er placeret med afstand til hinanden. Det kan både være i forskellige afdelinger rundt omkring i landet og i verden, eller hvis vi eksempelvis udfører vores arbejde ude hos kunderne, hvor der er fysisk afstand til chefen eller kollegaerne.

Det er klart, at den fysiske distance skaber nogle barrierer og gør mange af vores ledelsesopgaver lidt vanskeligere. Rigtig meget ledelse finder nemlig sted rent uformelt, når vi stikker hovedet forbi, eller vi lige møder hinanden på gangen og kan tage en dialog over kaffen.

Når vi er fysisk sammen og kan se hinanden i øjnene, er der også større chance for at registrere nogle af de tilfælde, hvor en medarbejder hænger lidt med hovedet eller er frustrerede over en opgaveløsning. Eller måske har medarbejderen fået en vigtig idé, som vi skal have handlet på hurtigt. Alt dette er selvfølgelig udfordret af den fysiske distance.

Men distance kan også handle om, at vi ikke kommunikerer særlig ofte. Vi kan godt have kontor på den samme matrikel uden at tale ret meget sammen.

Og selvom vi måske ofte holder møder med hinanden, så kan der godt være eksempler på, at vi ikke er mentalt til stede på møderne. Det er den tredje form for distance, som vi kalder den mentale distance.

Der kan være flere grunde til, at vi ikke er mentalt til stede. Måske bliver vi forstyrret af vores mail og telefoner, eller vi kan være så optagede af at komme ud over rampen med vores egne budskaber, at vi slet ikke lægger mærke til, hvad medarbejderen oplever af problemer eller potentialer, som vi burde tale om.

Det er selvfølgelig vigtigt at være opmærksom på alle tre typer af distance, men når vi bliver begrænset af den ene type distance – f.eks. den fysiske – så kan vi skrue op for hyppigheden eller intensiteten. Vi kan altså tage nogle flere dialoger med vores medarbejdere.

Læs eventuelt også vores blogindlæg: ’Sådan leder du dine medarbejdere hjemmefra’.

 

Kommunikation er lederens vigtigste redskab

Ledelsesforsker Yukl definerer ledelse som:

”at påvirke andre til at forstå og enes om, hvad der er brug for at gøre, og hvordan det skal gøres. Samt facilitere den individuelle og kollektive indsats for at opnå fælles mål.”

For at få vores medarbejdere til at forstå, hvad der er brug for, og hvordan det skal gøres, må vi kommunikere vores mission og vision klart og tydeligt. Den enkelte medarbejder skal så at sige bruge et kompas at navigere efter i opgaveløsningen.

Kompas

Kompasset indeholder følgende hjørner:

  • Hvorfor er vi til som organisation? (mission)
  • Hvad skal vi opnå? (vision og succeskriterier)
  • Hvordan vil vi nå i mål? (strategien, handlinger og delmål)
  • Hvilke værdier bygger vi på?

Det er vigtigt, at medarbejderne har dette kompas at navigere efter – især i en tid, hvor vi ikke er fysisk sammen med vores medarbejdere. Det er vigtigt, at det hele tiden er top of mind.

Læs eventuelt også vores blogindlæg: ’5 gode råd til at motivere dine medarbejdere’.

 

Udfordringer i kommunikationen

Når du kommunikerer med dine medarbejdere, er der nogle udfordringer, du bør være opmærksom på.

Kommunikation

1) Vores medarbejdere opfatter, det vi siger forskelligt:

Mennesker er forskellige og kommer fra forskellige baggrunde. Eksempelvis en nyuddannet medarbejder, en medarbejder der har været ansat i organisationen i mange år, en medarbejder der er blevet overflyttet fra en virksomhed, der er blevet opkøbt, tage imod den samme besked på vidt forskellige måder.

Bed eventuelt medarbejderen om at forklare det, du lige har fortalt vedkommende, så du får et billede af, om I har samme forståelse/opfattelse.

 

2) Vi underkommunikerer (vi får ikke gentaget pointerne hyppigt nok).

Nogle gange trænger budskabet ikke igennem, fordi vi kan have andre tanker, der fylder i bevidstheden. Måske har en medarbejdet haft syge børn hele natten og er mentalt fraværende ved et strategimøde. Eller måske har en medarbejder under en 1:1-samtale en hasteopgave i baghovedet, som vedkommende har travlt med at komme tilbage til.

Som leder har vi en masse billeder for vores indre blik, når vi kommunikerer vores budskaber, og derfor regner vi også med, at vi kan overlevere det hurtigt. Medarbejderne får dog ikke nødvendigvis de samme billeder, og derfor er gentagelser vigtige. Sørg for at nævne vision, mål og budskaber i alle de sammenhænge, det giver mening, så det altid ligger frisk i erindringen hos medarbejderne.

 

3) Vi giver svar uden at forstå den virkelighed, vi kommunikerer ind i.

Vi har en tendens til at tage afsæt i vores eget perspektiv og taler derfor ud fra vores eget ståsted. Men vi glemmer at tænke på, hvor vores medarbejdere er. Hvis vi vil påvirke andre til at udføre en handling, må vi tage udgangspunkt i deres perspektiv.

Søren Kierkegaard udtrykker det så fint i sit anerkendte citat: ”Naar det i Sandhed skal lykkes en at føre et Menneske hen til et bestemt Sted, maa man først og fremmest passe paa at finde ham der, hvor han er, og begynde der.” (Søren Kierkegaard, s 568).

Hvis du skal mødes med nogle venner i skoven og skal guide dem hen til dig via telefonen, vil dit første spørgsmål formentlig også være: ”Hvor er du lige nu?”. Først herefter kan du hjælpe med at lede dem hen i din retning.

Det samme gør sig gældende i dialogen med dine medarbejdere. Som det allerførste må du vide, hvilke udfordringer medarbejderen selv ser, eller hvilke kompetencer medarbejderen mener han/hun mangler. Herefter kan I så tage en dialog om, hvordan I løser udfordringerne og opkvalificerer kompetencer.

Alle disse tre udfordringer bliver større på afstand, fordi vi har færre små dialoger og derfor også mindre mulighed for at fornemme medarbejderne. Vi har også mindre mulighed for den mest effektive dialogform, nemlig ansigt til ansigt, hvor vi kan afkode mimik og kropssprog.

 

Løsninger for at kompensere for den fysiske diastande

1) Hold hyppige samtaler med medarbejderne på digitale platforme. Sørg for at tænde videokameraet og få dine medarbejdere til at gøre det samme.

2) Prøv at sætte dig ind i, hvor medarbejderen er lige nu. Sørg for at tale ud fra det, som medarbejderen er optaget af i opgaveløsningen.

3) Bed medarbejderen om at give feedback på, hvordan kommunikationen er forstået.

4) Behovet for kontakt er forskelligt fra medarbejder til medarbejder, så forventningsafstem med den enkelte.

5) Skab gode rammer for selvledelse i form af gentagelser og tydelighed omkring kompasset (mission, vision, strategi og værdier), samt hvordan det oversættes til det daglige arbejde.

 

Brug 1:1-samtaler til at skabe nærværende ledelse

Et rigtig godt redskab i kommunikationen for at imødekomme problemer med distancen er hyppige 1:1-dialoger. I dette afsnit gennemgår vi, hvordan du griber processen an, og hvad du skal være opmærksom på i forløbet og dialogen.

 

1) Forberedelse og proces

Sørg for at skabe en fast agenda for løbende 1:1-samtaler, hvor medarbejderen forbereder sig (f.eks. 20 minutter) og deler svarene med lederen 1-2 dage før dialogen. Lederen forbereder sig (5-10 minutter) med udgangspunkt i medarbejderens forberedelse.

Det er med til at styrke selvledelse, da medarbejderen allerede i forberedelsen reflekterer over spørgsmål og går i gang med at tænke i løsninger. Lederen får et rigtig godt overblik og får nemmere ved at sætte sig i medarbejderens sted, samtidig med at der hurtigere kommer fokus på potentialerne. I stedet for at tale os frem til, hvad der ikke virker, så kan vi i stedet begynde at handle på de ting, som medarbejderen har givet udtryk for, ikke virker.

 

2) Gennemførelse og form

Vi ved, at den mest effektive form for kommunikation foregår ansigt til ansigt. Sørg for at holde møderne via Teams/Zoom/Skype eller lignende platforme, hvor der er mulighed for at tænde for kameraet, så du kan afkode kropssprog, smil og udtryk.

Tag udgangspunkt i medarbejderens besvarelser og spørg ind til de kommentarer, vedkommende har skrevet. Det viser, at du anerkender medarbejderens oplevelser, hvilket giver udtryk for mentalt nærvær. Hvis du skriver referat med det samme, sørger du for, at intet går tabt, og hvis I laver konkrete aftaler, så sæt en deadline på – gerne med remindere, så du bliver mindet om det i den travle hverdag.

Brug skalaspørgsmålene til at gå i løsningsfokus: ”Hvad skal der egentlig til for, at den her 4 bliver til en 5’er næste gang?”. Følg op med en håndfuld spørgsmål.

Håndfuld gode spørgsmål

Læs eventuelt også vores blogindlæg: ’Sådan giver du dine medarbejdere feedback’.

 

3) Opfølgning og kontinuitet

Sørg for at følge op på de aftaler, I laver. Som leder kan du have rigtig mange aftaler med dine medarbejdere, og der sker måske ikke så meget for dig, hvis du glemmer at følge op på en enkelt aftale. Men det vil betyde rigtig meget for den ene medarbejder, som måske får et indtryk af, at lederen ikke er mentalt til stede, eller ikke tager aftalerne seriøst. Brug derfor gerne et system, der hjælper dig med at huske på alle dine aftaler.

Vær konsekvent i frekvensen og hold hellere et kort møde end at aflyse. Hvis I aflyser, risikerer I, at der pludselig går lang tid mellem møderne, og det kan have en negativ indflydelse på trivslen og motivationen hos den enkelt medarbejder. Sæt gerne en systematik op, så der afholdes 1:1-samtaler på et bestemt tidspunkt hver uge eller måned, og at der sendes spørgeskema til medarbejderen nogle dage før, så I begge har mulighed for at lave den vigtige forberedelse.

 

Prøv 1:1-samtaler i Musskema.dk

Du kan prøve vores digitale dialogredskab gratis i 14 dage. Hvis du tilmelder dig uden demodata, kan du oprette dine medarbejdere og afholde 1:1-samtaler med dem.

Prøv en gratis DEMO

Lad os tage en snak om mulighederne

Lad os ringe dig op, så vi sammen kan finde en løsning

Co-worker