Offboarding: Hjælp medarbejdere godt videre og undgå at miste vigtig viden

Musskema

Af Poul Langagergaard, CEO og partner i Musskema.dk

Onboarding og Offboarding hænger sammen som en ramme om et ansættelsesforhold.

En god, struktureret og gennemtænkt onboarding af nye medarbejdere skal sikre, at medarbejderen fra dag 1 føler sig set, hørt, inddraget og taget ved hånden og derved langt hurtigere kommer til at bidrage i dagligdagen.

Læs også vores blogindlæg ’Hjælp dine medarbejdere med at bestige onboardingbjerget’.

En god offboarding-proces skal også sikre, at god ledelse føres ud i livet. Det stiller en række krav, som ledelsen må forholde sig til. Det handler om at frugtbargøre det potentiale af forbedringer, der kan være i ethvert ansættelsesforhold. Derfor må organisationen netop gøre meget ud af at få alle gode inputs fra den medarbejder, som forlader virksomheden, til at indgå i denne forbedringsproces. 

 

1) Når en medarbejder stopper – uanset om det sker frivilligt eller ufrivilligt

Når en medarbejder siger op for at søge nye udfordringer, eller når virksomheden af den ene eller den anden grund er nødt til at opsige en medarbejder, vil det være et stort gode, hvis ledelsen væbner sig med tålmodighed med henblik på at opslå og ansætte en ny i den ledige stilling. Ledelsen bør tage sig tid til at finde ud af, hvilken profil der på den længere bane er brug for. For ting udvikler sig hastigt – og omgivelserne på en arbejdsplads har også en tendens til at tilpasse sig situationen og kollegerne lige nu.

Sten¨2

Se illustrationen med de flotte sten. Lad os et øjeblik antage, at de afspejler de enkelte kompetencer i en afdeling eller et team. Den største og aflange sten til højre i billedet kan være et billede på den meget stærke medarbejder, som kommer til at fylde meget. Måske også en markant medarbejder, som, uden at ville det, måske har hæmmet udviklingen af de omliggende kompetencer, som de facto er holdt tilbage fra at udvikle sig.

Hvis denne stærke medarbejder ikke længere er på arbejdspladsen, vil det være godt at vente lidt med at slå en stilling op. Overvej at klare opgaverne med lidt vikarhjælp eller ekstraordinært overarbejde o.l. For så viser det sig ofte i den virkelige verden, at nogle af de omliggende kompetencer stille og roligt begynder at udfylde nogle af de markante huller, som den ophørte medarbejder har efterladt.

Det betyder, at ledelsen her har fået foræret et stykke sund kompetenceudvikling – bare ved at den store og tunge medarbejder ikke er der mere. Og det betyder, at ledelsen nu kan begynde at tænke i ægte innovation med henblik på stillingens fremtidige profil og indhold.

Og dette er faktisk ledelsens første skridt og overvejelse i en offboardingproces: Ro på – tid til at tænke.

 

2) Højt informationsniveau – og god kommunikation

Så snart der er truffet en beslutning om, at en medarbejder stopper, er det meget vigtigt, at ledelsen har højt informationsniveau – og ikke kun information, men endnu mere kommunikation. Hvor ledelsen er i dialog med alle medarbejdere og aktører omkring stillingen og opgaverne, så ledelsen også melder klart ud, hvad der skal ske, og hvornår det vil ske og hvorfor?

Og her skal ledelsen være opmærksom på, at de signaler – der bliver sendt indadtil i organisationen om en medarbejder, der stopper – bliver en del af medarbejdernes storytelling om deres egen virksomhed.

 

3) Vær meget åben og anerkendende om det videns-tab, der skal minimeres

Uanset om ledelsen vil tage den med ro og se tiden an for at sikre en bedre fremadrettet løsning på profil og kompetencer – eller man straks har en efterfølger på plads – så er det meget vigtigt, at ledelsen signalerer åbenhed omkring det videnstab, som skal minimeres, når en medarbejder rejser.

Vi har haft gode erfaringer med, at virksomheder identificerer kritisk videnstab hos alle nøglemedarbejdere i ”fredstider”, så man får klargjort, hvor mange måneder man skal anvende for at reetablere den viden, som de enkelte nøglemedarbejdere sidder inde med.

Det vil være at praktisere rettidig omhu.

Konkret har man brug for skriftlighed, så man får lavet dokumenteret vidensoverdragelse fra den afgående medarbejder.

 

4) En del af offboarding: at få afleveret og kvitteret for modtagelse af virksomhedens ejendom

Det er klart, at den afgående medarbejder skal aflevere alle de effekter, der tilhører virksomheden. Det være nøgler, kort, udstyr o.l. Og der skal være en fast praksis for dette, som normalt bedst ligger hos en anden end nærmeste leder. Der kvitteres skriftligt for dette.

Har man anvendt et onboading-redskab til den slags, da vedkommende tiltrådte, er det enkelt at tage fat i dette onbordingdokument og hermed sikre, at alle dele er tænkt med ved offboardingen.

Hvis man ved fratrædelsen indgår aftale om f.eks. køb af telefon eller pc, skal man sikre, at der er skriftlighed omkring prisen og klarhed om, hvilke programmer der skal være dokumenteret slettet.

Det hører naturligvis med, at der også her er en fast procedure for, at vedkommende  fra fratrædelsesøjeblikket, ikke længere har adgang til virksomhedens IT-systemer, mails og brugerkonti.

Vi har haft gode erfaringer med, at den fratrådte medarbejders arbejdsmail i en periode på nogle måneder sættes op som alias til en kollegas arbejdsmail, så man derved undgår, at eksterne relationer går tabt.

 

5) Offboarding-interview – primært via et spørgeskema

Alle fratrådte medarbejdere inviteres til at udfylde et spørgeskema fra HR ca. en uge før fratrædelsen. Om muligt og ønskeligt kan svaret her suppleres med en kort dialog.

Den seriøse og grundige offboarding-dialog sender et signal om tillid og respekt, som vil få så mange andre værdifulde effekter i organisationens dagligdag blandt medarbejderne. Det vil blandt andet øge lysten til at bidrage konstruktivt, undersøgende, ideskabende og justerende. Og det er godt og nødvendigt.

I dialogen opsamler vi meget nyttig viden og bliver kollektivt klogere på, hvordan vi sammen kan gøre arbejdspladsen endnu bedre.

Det er klart en anbefaling, at dette ikke sker ved nærmeste leder, men ved en mere neutral instans i virksomheden, f.eks. HR.

 

6) Giv anerkendelse til den fratrådte medarbejder

Som ledelse skal man huske, at måden man agerer på – også ved fratrædelser – bliver en del af medarbejdernes storytelling om virksomheden over for netværk og familie.

Også derfor anbefaler vi, at ledelsen tager pænt afsked med medarbejderen og får givet den rette og afstemte anerkendelse af medarbejderen for den tid, vedkommende har været i virksomheden.

Det er også vigtigt at huske, at Danmark ikke er større, end man let vil kunne mødes igen på et eller andet niveau, så tænk langsigtet.

Der er flere større virksomheder, som har haft glæde af at bevare et tilhørsforhold til fratrådte medarbejdere i en slags erfa-gruppe o.l., og kan det lykkes, så sender det et enormt værdifuldt signal.

 

Vi har netop lanceret et helt nyt Offboarding-modul i Musskema.dk. Prøv det gratis i 14 dage ved at tilmelde vores demoversion.

Prøv en gratis DEMO

 

Lad os tage en snak om mulighederne

Lad os ringe dig op, så vi sammen kan finde en løsning

Co-worker